Hoe krijg ik het van het papier af?
Executiekracht kun je organiseren

Door: Patrick Bentvelsen

Stel je jezelf bovenstaande vraag weleens? Je hebt een briljant idee en bent ook nog in staat om het fatsoenlijk op papier te zetten… maar dan… hoe krijg je het gerealiseerd? Hier zie ik in de praktijk veel mensen mee worstelen, zowel zakelijk als privé. Je wilt wel, maar het komt niet van de grond. Gebrek aan executiekracht.

Dit fenomeen speelt zich onder andere af op het niveau van organisaties en (ei)landen. Uit onderzoeken van gezaghebbende bureaus als PMI en Gartner blijkt keer op keer dat de meerderheid van de projecten geheel of gedeeltelijk faalt. Je hoeft geen genie te zijn om te bedenken dat dit de economie veel geld kost. In 2016 stelde PMI dat van elke miljard dollar die in de VS wordt geïnvesteerd 12% in rook opgaat als gevolg van haperende projectuitvoering1.

Ideeën bedenken en plannen maken is makkelijk. Bijna iedereen met een beetje fantasie en google vaardigheden kan het. Maar dan begint het pas: het plan moet van het papier af! Helaas sneuvelen de meeste plannen nadat het management akkoord heeft gegeven en de uitvoering moet starten.

Het is een kwestie van mobiliseren, structureren en communiceren. Mooie woorden, maar wat bedoel ik ermee?

Mobiliseren:
1. Dwing openlijke commitment, prioritering en communicatie vanuit de top af. Het management moet zichtbaar achter de verandering staan, anders komt de organisatie niet in beweging.
2. Maak de ‘lijn’ verantwoordelijk. De manager van de afdeling die het meeste wordt geraakt door de verandering is eigenaar, niet de projectleider of externe consultant.
3. Help de medewerkers inzien waarom het noodzakelijk is en waarom ze in actie moeten komen. De realisatie komt alleen op gang als de medewerkers de urgentie voelen en het snappen, willen en kunnen.

Structureren:
4. Breng een fasering aan en knip het project op in kleine stukjes. Niet teveel in één keer, maar ‘hapklare brokken’ zodat snel zichtbaar resultaat kan worden geboekt.
5. Stel een compact projectteam samen. Niet een grote groep, maar een klein team met 3-5 mensen die ervoor willen gaan, tijd hebben én weten hoe het moet.
6. Kom op vaste momenten bij elkaar. Periodiek voortgangsoverleg -bijvoorbeeld elke week- met een actielijst geeft het project een ‘heartbeat’.

Communiceren:
7. Leg de voortgang vast en communiceer hierover naar het management. Een dashboard op één A4 is voldoende; lange voortgangsrapporten worden niet gelezen.
8. Trek tijdig aan de bel als er problemen zijn en stuur bij waar nodig. Hoe meer issues hoe groter de kans dat het project ontspoort en mensen afhaken als niet adequaat wordt ingegrepen.
9. Vier korte termijn successen en deel de behaalde resultaten met de organisatie. Dit vergroot het draagvlak en de betrokkenheid.
Open deuren of niet, deze 9 succesfactoren bepalen in belangrijke mate of een plan wel of niet wordt gerealiseerd.

Hoe is het gesteld met je eigen executiekracht? Ben je in staat om de bovenstaande 500 woorden van het papier af te krijgen? Neem een project in gedachten waar je nu bij betrokken bent en loop de succesfactoren eens langs om te zien welke goed zijn ingevuld en welke niet. Bedenk vervolgens wat er nodig is om alle 9 factoren af te kunnen vinken en… kom dan in actie!

Patrick Bentvelsen heeft 15 jaar ervaring als consultant en projectmanager. Hij is Manager PMO bij ENNIA en lid van de Dutch Caribbean Economists.

Disclaimer: dit artikel is geschreven op persoonlijke titel en vertegenwoordigt de eigen mening van de auteur. Deze stemt niet altijd overeen met mensen, bedrijven of andere organisaties waarmee de auteur een of andere relatie heeft, behalve als dit expliciet vermeld wordt.

1 http://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2016.pdf